Tätä jäin pohtimaan, kun kävin suorittamassa vanhemman rakennuttajan pätevyystentin RAPS ja siellä kysyttiin hieman samankaltainen kysymys. Pohdintani alkoi siitä, että liian usein huomaamme toimintaympäristöstämme tilanteita, joissa myötävaikutusvelvollisuudesta ei ole havaintoakaan.
Tämä siksi, että usein tuntuu olevan vallalla ajatus, että rakennushankkeessa tilaajan tarvitsee vain antaa suunnittelijoille tai urakoitsijoille toimeksianto ja odottaa valmista. Vaikka tämä periaatteessa onkin mahdollista toteuttaa näin, jos laadulliset ja toiminnalliset tavoitteet on kuvattu yksiselitteisesti. Harvoin näin kuitenkin on. Kustannustavoitteet puolin ja toisin ohjaavat toimintaa. Usein liikaakin.
Mitä sitten tapahtuu, jos vain odottaa valmista? Ensinnäkin suunnittelijoiden tai urakoitsijan työt pysähtyvät liian helposti, jos tarvittava lähtötieto tai päätös puuttuvat. Vaikka ammattimaiset toimijat ovat useinkin itseohjautuvia, ei kaikkea voida tehdä ilman tilaajan valintoja ja päätöksiä. Tässä tulee vastaan tilaajan myötävaikutusvelvollisuus. Tämä velvollisuus on kirjattu niin konsulttitoiminnan kuin urakoinninkin sopimusehtoihin. Näiden ehtojen perusteella hankkeen osapuolilla on oikeus olettaa, että tilaajakin osallistuu aktiivisesti omalla toiminnallaan asioiden edistämiseen.
Jos myötävaikuttaminen tuntuu haastavalta, sen voi yrittää osoittaa sopimuksin esimerkiksi rakennuttajakonsultin tehtäväksi tai vyöryttää tilaajalle kuuluvat selvitystyöt suoraan suunnittelijoille tai urakoitsijoille. Tottahan asiat noinkin onnistuvat, esimerkiksi KVR-urakoinnissa, mutta niille on aina hinta. Lisäksi tässä tulee aina riski, että jotain tietoa jää joka tapauksessa saamatta ja toteutuksessa tulee tavoitteista poikkeavia ratkaisuja.
Siksipä siis kaikkien tilaajien on suositeltavaa olla aktiivisia hankkeissaan. Varatkaa riittävästi aikaa kokouksiin osallistumiseen ja lähtötietojen selvittämiseen, vaikka sitten vain avataksenne arkiston ovet. Kuunnelkaa kysymykset ja osallistukaa rakentavaan dialogiin. Mikä tärkeintä, sopikaa oman organisaationne keskellä, kuka edustaa ja miten päätökset tehdään. Yksi yleisimpiä haasteita myötävaikutusvelvollisuuden toteuttamisessa ovat juurikin päätökset, niihin liittyvä linjattomuus ja hitaus. Mikään ei pysäytä hanketta paremmin kuin ristiriitaiset tiedot tilaajan eri edustajilta.
Kun olet lukenut tänne asti, niin toivottavasti olet saanut ainakin sen irti, että myötävaikutusvelvollisuus on tärkeä tehtävä, johon kannattaa panostaa. On se sitten lähtötietojen toimittaminen, suunnitelmien kommentoiminen, lisätyötarjouksen käsittely tai vaikka vain urakoitsijoiden välisten asioiden asianmukainen dokumentointi, panosta tehtävään sillä se on iso osa hankkeen johtamista. Osapuolten välinen myötävaikuttaminen parantaa hankkeen yhteistyötä ja sujuvuutta.
Jos koet tehtävän haastavaksi, me autamme.
Veli-Matti Hokkanen
toimitusjohtaja
#rakentamisenkoutsi
